การจัดการข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ
การทำข้อมูลให้เป็นสารสนเทศที่จะเป็นประโยชน์ต่อการใช้งาน จำเป็นต้องอาศัยเทคโนโลยีเข้ามาช่วยในการดำเนินการ เริ่มตั้งแต่การรวบรวมและตรวจสอบข้อมูล การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้เป็นสารสนเทศ และการดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ซึ่งมีรายละเอียดดังนี้
(1.)การรวบรมและตรวจสอบข้อมูล
1.การเก็บรักษาข้อมูล เป็นเรื่องของการรวบรวมข้อมูลซึ่งมีจำนวนมาก และต้องเก็บให้ได้อย่างทันเสลา เช่น ข้อมูลการลงทะเบียนของนักเรียน ข้อมูลประวัติบุคลากร
2.การตรวจสอบข้อมูล เมื่อมีการเก็บรวรวมข้อมูลแล้วจำเป็นต้องตรวจสอบข้อมูลเพื่อความถูกต้อง หากพบผิดพลาดต้องแก้ไข การตรวจสอบข้อมูลมีหลายวิธี เช่น การใช้ผู้ป้อนข้อมูล 1 คน ผู้ตรวจสอบ 1 คน เมื่อผู้ป้อนข้อมูลเสร็จแล้ว พิมพ์ออกมาทำการตรวจสอบ หากผิดพลาดให้รีบแก้ไขทันที
(2.)การดำเนินการประมวลผลข้อมูลให้กลายเป็นสารสนเทศ ประกอบด้วยกิจกรรมต่อไปนี้
1.การจัดแบ่งข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บจะต้องมีการแบ่งแยกกลุ่มเตรียมไว้สำหรับการใช้งาน การแบ่งแยกกลุ่มมีวิธีการที่ชัดเจน เช่น ข้อมูลในโรงเรียนมีการแบ่งแยกแฟ้มประวัตินักเรียนและแฟ้มลงทะเบียน
2.การจัดเรียงข้อมูล เมื่อจัดแบ่งกลุ่มแล้ว ควรมีการจัดเรียงข้อมูลตามลำดับตัวเลข ตัวอักษร เพื่อเวลาเรียกใช้งานจะได้ประหยัดเวลา ตัวอย่างการจัดเรียงข้อมูล เช่น การจัดเรียงบัตรข้อมูลผู้แต่งหนังสือในตู้บัตรรายการของห้องสมุดตามลำดับตัวอักษร
3.การสรุปผล บางครั้งข้อมูลที่จักเด็บมีเป็นจำนวนมาก จำเป็นต้องมีการสรุปผลหรือสร้างรายงานย่อ เพื่อนำไปใช้ประโยชน์ เช่น สถิติจำนวนนักเรียนแยกตามชั้นเรียน
4.การคำนวณ ข้อมูลที่เก็บมีเป็นจำนวนมาก ข้อมูลบางส่สนเป็นข้อมูลชตัวเลขที่สามารถนำไปคำนวณเพื่อหาผลลัพธ์บางอย่างได้ ดังนั้นร การสร้างสารสนเทศจากข้อมูลจึงอาศัยการคำนวณข้อมูลที่เก็บไว้ด้วย
(3.)การดูแลรักษาสารสนเทศเพื่อการใช้งาน ประกอบด้วย
1.การเก็บรักษาข้อมูล หมายถึง การยำข้อมูลมาบันทึกเก็บไว้ในสื่อบันทึกต่างๆ เช่น แผ่นบันทึกข้อมูล
2.การค้นหาข้อมูล ข้อมูลที่จัดเก็บไว้มีจุดประสงค์ที่จะเรียกใช้งานต่อไป การค้นหาข้อมูลจะต้องค้นถูกต้องแม่นยำ รวดเร็ว
3.การทำสำเนาข้อมูล การทำสำเนาเพื่อที่จะนำข้อมูลเก็บรักษาไว้หรือนำไปแดจกในภายหลังจึงควรเก็บข้อมูลให้ง่ายต่อการทำสำเนา
4.การสื่อสาร ข้อมูลต้องกระจายหรือส่งต่อไปยังผู้ใช้งานที่ห่างไกลได้ง่าย การสืื่อสารข้อมูลจึงบเป็นเรื่องสำคัญ และมีบทบาทที่สำคัญยิ่งจะทำไห้การส่งข่าวสารไปยังผู้ใช้ทำได้รวดเร็วและทันเวลา
วิธีการประมวลผลข้อมูล
ในการนำข้อมูลไปใช้ประโยชน์ หรือการทำข้อมูลให้ดป็นสารสนเทศที่นำไปใช้ประโยชน์ได้จำเป็นต้องมีการประมวลผลข้อมูลก่อน การประมวลผลข้อมูลเป็นกระบวนการที่มีกระบวนการย่อย หลากหลาย วิธีประมวลผลข้อมูลสามารถแบ่งได้ตามสภาวะการนำข้อมูลมาประมวลผลได้ 2 วิธี
1.การประมวลผลแบบเชื่อตรง
การประมวลผลแบบนี้เป็นการทำงานในขณะที่ข้อมูลวิ่งไปบนสัญญาณเชื่อมต่อจากเครื่องปลายทาง ไปยังฐานข้อมูลของเครื่องหลักที่ใช้ในการประมวลผล การประมวลผลเเบบเชื่อมตรงจึงเป็นการประมวลผลโดยทันทีทันใด เช่น การจองตั๋วเครื่องบิน
2.การประมวลผลแบบกลุ่ม
เป็นการประมวลผลในเรื่องที่สนใจเป็นครั้งๆ เช่น เมื่อต้องทราบข้อมูล ผลสำรวจ ความนิยมของประชาชนต่อการเลือกตั้งสมาชิกผู้แทนราษฎร ก็มีการสำรวจข้อมูลเพื่อเก็บรวบรวมข้อมูล เมื่อเก็บรวบรวมข้อมูลได้แล้วก็นำมาป้อนเข้าเครื่องคอมพิวเตอร์แล้วนำข้อมูลนั้นมาประมวลตามโปรแกรมที่กำหนดไว้
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น